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 Plano de aula: Contas a pagar

Objetivos Gerais

- Proporcionar ao estudante o conhecimento básico do sistema de contas a pagar em uma organização;

Objetivos específicos

- Identificar o processo de aquisição de contas(obrigações) pelas empresas;

- Identificar contas a pagar, saber diferenciar os diversos tipos de contas;

-  Compreender um fluxo de caixa;

Público alvo

- Jovens de 16 a 26 anos

Construção do plano de aula:

O que o estudante já sabe:

- Na sua casa existem contas que você e seus pais pagam mensalmente, semanalmente, etc?

- Como eles ou você fazem este controle?  Qual conta pagam primeiro?

Construção do conceito pelo estudante:

- Você ou seus pais já deixaram alguma conta vencer? 

- Já pagou uma conta atrasada? O que aconteceu?

- Já foi cobrado por uma dívida?

Construção do conceito

- Como vimos todos temos contas. Assim não é diferente nas mais diversas organizações que encontramos no meio onde vivemos. Desde o pequeno comércio, até as grandes empresas, todos tem contas a pagar.

Desde crianças, ouvimos sempre alguém dizer: "fulano está com o nome sujo". Ou seja, a pessoa deixou em algum momento de cumprir uma obrigação financeira assumida, deixou de pagar algo que adquiriu de alguém. Da mesma forma, as empresas dentro da ética empresarial não podem ser maus pagadoras.

Isto mostra a importância do processo de contas a pagar.

Aprofundamento do tema

O departamento de contas a pagar pode ser:

- uma única pessoa faz todo o processo;

- uma equipe

- ou agregado a outra função (Exemplo: Auxiliar administrativo financeiro);

Em qualquer caso o processo é o mesmo. Mesmo contando com sistemas informatizados (ERP ou outros), o processo de contas a pagar deve estar bem desenhado na empresa.

Em modo geral podemos desenhar o fluxograma do  processo assim:

O setor de contas a pagar é subordinado ao departamento financeiro da empresa.

Importante: no processo de contas a pagar manual, é necessário confrontar o prazo e forma de pagamento combinado na requisição de compras com as informações do título a pagar. 

As contas a pagar podem ser divididas em:

Despesas fixas

São despesas fixas em geral, obrigações administrativas como aluguel, IPTU, mensalidade de algum serviço contratado (telefone, internet, etc), pagamento dos funcionários, terceirizados, etc.

Despesas variáveis

Compra de materiais para a produção, premiação de funcionários, alimentação, impostos sobre o faturado pela empresa, conta de água e luz, pró-labore.

Podemos analisar as despesas fixas e variáveis da nossa própria casa. Teremos contas que são sempre o mesmo valor ou próximo (mensalidade da escola, internet, plano de saúde, prestação do carro), ou teremos contas que são esporádicas ou variam de valor mês a mês (alimentação, passeios, cinema, um presente que comprou, etc).

Qual conta pagar primeiro?

As contas a pagar da empresa é uma dívida assumida pela empresa. Como são dívidas, o atraso pode gerar um prejuízo financeiro. Por isso, é importante o funcionário que cuida das contas a pagar ter uma visão ampla do processo, embora os sistema informatizados das empresa gerem esta demanda por prioridade, é importante saber distribuir as contas conforme a sua prioridade manualmente.

Em geral,  a maioria das despesas fixas são mais importantes que variáveis. Mas isto não é regra. Existem despesas variáveis que podem gerar interrupção dos serviços e até da produção. Da mesma forma, existem despesas fixas que podem ser negociadas e parceladas.

Cada título de pagamento tem uma data para pagamento, além dos juros que incidem sobre este. Portanto, ao separar conta a pagar observe a data do vencimento. Em seguida, qual título tem maior multa por atraso. Algumas contas a pagar incidem multa e juros ao mesmo tempo. Outros  títulos que já vem o aviso: não receber após o vencimento. 

Com o tempo, você vai estar por dentro de cada conta e saberá qual pode atrasar e qual não.

Fique ligado:

Após  quitar uma conta a pagar, realize a baixa imediatamente da mesma no fluxo de caixa, para evitar pagamento em duplicidade.

Macetes que poucos sabem

- Se o produto chegou para o estoque da empresa muito tempo após a emissão do boleto você  pode negociar com o fornecedor mais prazo. Exemplo: de 30 dias para 45. 

- Serviços de água, luz, telefone normalmente são inegociáveis e incidem multas e cortes do serviço. Porém, se a conta for entregue muito em cima da data de pagamento ou já vencida, você pode solicitar uma nova conta com um prazo maior. 

- Pagamento dos funcionários não pode atrasar e deve ser pago até o 5º dia útil do mês;

- Alguns fornecedores são flexíveis quanto a prazo de pagamento. Uma empresa que é boa pagadora e excepcionalmente precisou atrasar um pagamento, pode (e deve) negociar direto com o fornecedor ou prestador de serviços pedindo mais prazo.

- Não se usa programar contas em débito automático nas empresas.  Não confundir débito automático com programação de pagamento.

Fluxo de caixa 

O fluxo de caixa é onde fica registrada todas as entradas e saídas da empresa. Poderá ser via sistema, planilha Excel ou livro manual. O importante não é o estilo de fluxo de caixa, mas sim, sua existência e uso correto.

O processo de contas a pagar faz parte do fluxo de caixa e deve estar em equilíbrio com as contas a receber. Caso as despesas ultrapassem as receitas ocorre o desequilíbrio do fluxo de caixa que vamos ver na dinâmica a seguir.

Dinâmica sobre contas e fluxo de caixa

Material necessário:

- Garrafa com água de 500 ml

- 1 copo de 200 ml

- 6 copos de 50 ml

- A dinâmica tem como objetivo demonstrar para o aluno o fluxo de contas a pagar e quanto é importante saber definir qual conta pagar primeiro. 

O copo de 200ml cheio de água representa o caixa da empresa, as contas em banco, o que está realmente disponível. Não entra no caixa títulos a receber. Já os copos menores são as despesas, as obrigações financeiras.

O professor deve ir esvaziando o copo maior nos 2 primeiros menores mostrando  que tem um equilíbrio financeiro nesta empresa. O terceiro copo é uma conta a pagar atrasada, que gerou multa e mais juros. Para ilustrar isto coloca-se água até a metade do quarto copo. Já o quinto copo não ficará cheio devido a despesa extra por atraso no pagamento da conta anterior.  Isto representa um desequilíbrio financeiro na empresa que vai ter que recorrer a outros meios para quitar este "copo que não pode ser enchido". O sexto copo vazio representa uma despesa futura que será paga daqui a 20 dias. 

Variação da dinâmica: utilizar dois copos de 200 ml para explicar o fluxo de caixa. O primeiro representa o capital inicial da empresa. O segundo as entradas. A dinâmica segue da mesma forma, apenas alterando o final  que será o saldo a transportar(para o próximo mês) que é a soma do primeiro copo (capital inicial) com o que sobrou no segundo copo (agora chamado saldo operacional). 

A dinâmica fica mais participativa se envolver os alunos. Deste modo, basta distribuir os copos para um determinado grupo de alunos e ir orientando a dinâmica. A aula fica mais participativa.

Conclusão da dinâmica: Para recuperar o equilíbrio o departamento financeiro dependerá que mais ativos entrem - clientes, aplicações, devedores, etc - e assim possa equilibrar o fluxo de caixa novamente. Se cada conta a pagar não for quitada no prazo, novos copos irão surgir duplicados, tornando o copo (ou os copos) de 200ml muito pequeno.  

Exercícios para fixação:

1 - Marque a alternativa correta: A empresa Souza LTDA adquiriu produtos no valor de R$ 500,00 da empresa Lima S/A  com prazo para pagamento em 30 dias. O produto após adquirido chegou 7 dias depois, já com a nota fiscal vencida. Foi necessário emitir outra nota fiscal. Neste caso a empresa Souza LTDA deve:

(   ) Não aceitar o produto;

(   )  Receber o produto mediante o envio de uma nova nota fiscal e,  com o prazo de 30 dias para pagamento contando a partir da data da nova nota fiscal.

(  )  Receber o produto mesmo com a nota fiscal vencida, solicitar outra nota e manter o prazo de pagamento para 23 dias.

2 - Marque a alternativa correta: Um dos principais desafios do contas a pagar são as fraudes eletrônica. Boletos fraudulentos enviados ou outras tentativas de golpes. Para evitar isto o departamento de contas a pagar deve:

(   )  Ter um processo bem desenhado de contas, de forma a evitar fraudes. 

(   )   Receber os boletos para pagamento somente por e-mail pois é um meio seguro e sem fraudes;

(   )  Na dúvida não pagar a conta e não informar ao fornecedor ou prestador de serviços esta decisão;

Elaborado por:

Cassemiro Berdack

Aula preparada para o CEBRAC Curitiba - PR